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Gestão de projeto

Gestão de projetos, por onde começar?

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Se você é profissional autônomo, trabalha em uma agência digital, startup ou está iniciando na área e deseja ter um norte na área de gestão de projetos, você está no lugar certo.

 

Nós da Work Box criamos este material com o objetivo de auxiliar e quem sabe resolver alguns de seus problemas ou dúvidas simples em relação à organização e gerência de projetos.

 

Aqui você irá encontrar:

– O início de tudo – Etapas principais para gestão de projeto.

– Cronograma para gestão de projeto.

– Download de material exclusivo para gestão de projetos.

 

 

O início de tudo – Etapas principais para gestão de projetos

 

A gestão de projeto é um processo muito interessante e importante para obter sucesso no projeto. O processo de gerência é composto por varias atividades, dentre elas, gerenciamento de riscos, de custos e de escopo. Através do gerenciamento de riscos é possível identificar falhas e tomar as medidas necessárias para que não ocorram grandes impactos.

 

O gerenciamento de custos envolve realizar estimativas, orçamentos e o controle dos custos durante o projeto. Já o gerenciamento de escopo tem o objetivo de garantir que todo o trabalho planejado seja realizado e que nada interfira no andamento.

 

Escopo na gestão de projetos

Escopo de projeto

Imagine o escopo como uma linha onde teremos dois pontos, um destes será o nosso ponto inicial e o outro será o nosso ponto final. O projeto terá etapas bem definidas que estarão entre os dois pontos.

 

Você precisa visualizar com clareza todas as etapas da gestão de projetos, pois, quando você possui um escopo bem definido, os processos seguintes acumulam muito mais chances de sucesso.

 

Esteja ciente de que o escopo do projeto trata-se de definir os objetivos, resoluções para possíveis problemas, recursos necessários e deixar bem claro o que não faz parte do projeto.

 

Escopo de produto

Então você organizou alguns dos ingredientes necessários para que a “magia” aconteça, agora você precisa colocar muito mais os seus pés no chão e definir exatamente do que se tratam as funcionalidades, características e resultados do produto a ser construído.

 

O escopo de produto é uma forma de mensurar o trabalho que será realizado e prever gargalos na sua equipe.

 

Aqui é importante realizar conversas para definições tanto com o cliente quanto com a equipe, caso você não seja o único integrante.

 

Uma dica interessante é que além de documentar as funcionalidades, você também crie um mapa, assim, a visualização do que deve ser produzido fica mais fácil de absorver tanto por parte do cliente quanto por parte da equipe.
Exemplo de mapa:

Mapa de projeto

Existem diversas formas de demonstrar graficamente o seu produto/projeto e isso torna muito mais fácil a absorção das informações para você, sua equipe e o seu cliente. Nós gostamos bastante da ferramenta mindmeister, com ela você pode criar mapas como o mostrado acima.

 

Em relação a parte escrita da documentação também não existe mistério, pois existem modelos de documentação que são bem simples e auto explicativos.

 

Ao final desta página você encontrará um breve resumo sobre o mapa, documentação e links para os mesmos.

 

Checklist de tarefas

Após definir bem o escopo será necessário ir para a próxima etapa do gerenciamento do seu projeto, você criará uma lista de tarefas baseada em todos os itens que compões ambos os escopos.

 

Inicialmente esta lista será um tipo de guia e a partir dela você consegue traçar uma linha, assim você terá uma visão do que precisará ser desenvolvido e já consegue definir a ordem de prioridades para a construção de seu produto.

 

Caso você esteja trabalhando em equipe. Logo após a montagem da lista você precisará distribuir as tarefas para seus respectivos responsáveis. É muito importante que essa lista de tarefas seja compartilhada de forma que facilite o trabalho. 

 

Deve-se centralizar a lista em um local onde todos os colaboradores (participantes do projeto) consigam visualizar.

 

Compartilhamento de checklist é uma estratégia que auxilia na produtividade, pois dá um reforço visual ajudando que todos fiquem cientes do que já evoluiu no projeto e o quanto falta.

 

Se você tem um quadro a sua disposição faça bom uso dele, caso o contrario, utilize uma ferramenta online que permita o compartilhamento de maneira simples e eficaz.

 

Separando em pequenas entregas

Logo após gerar a sua lista de tarefas separe-as em pequenos grupos entregáveis.

 

Grupos de tarefas serão entregues internamente e para o cliente, tudo para tornar a organização das demandas mais dinâmicas e ágeis. Um fato importante é que você precisa definir pequenas entregas internas.

 

Um dos benefícios de se trabalhar desta forma é o fato de possuir um feedback que permite melhorias e correções antes da entrega final do projeto.

 

Cronograma para gestão de projeto

Você precisa de um cronograma? Mas é claro!! O cronograma ajuda você a ver as tarefas que estão sendo executadas em tempo real e também permite ver a relação entre elas.

 

Existem diversos modelos de cronogramas, desde os mais básicos até os mais complexos. 
Abaixo você pode ver um modelo simples que pode auxiliar na sua jornada. Os cronogramas são normalmente montados através de um Diagrama de Gantt.

Modelo de cronograma de gestão de projetos

A utilização deste cronograma de gestão de projetos é simples desde que você o mantenha sempre atualizado.

 

Software de gestão de projetos

A rotatividade de ferramentas dentro das empresas é gigantesca. Ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos, precisamos de alguns critérios muito importantes para aquisição de uma nova ferramenta.

 

Separamos itens muito importantes que você sempre deve avaliar:

 

  • Indicadores de produtividade do projeto.
  • Indicadores de produtividade do colaborador.
  • Monitoramento de horas.
  • Alocação de equipe.
  • Agendas dos projetos.
  • Indicador de antecipação de problemas.
  • Cronogramas operacionais.

 

Lute contra a falta de produtividade

Agora você possui algumas das bases mais importantes para começar na gestão de projetos. É hora de travar uma guerra contra a procrastinação e conseguir a maior quantia de produtividade possível.

 

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Preparamos uma lista de postagens que podem fazer a diferença na hora de vencer essa batalha:

 

 

Esperamos que tenha gostado do conteúdo que preparamos, até a próxima! 😉

 

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