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Ferramentas de gestão de projetos: 9 funções úteis

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  • Gestão de projetos
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  • Projetos

O mercado de ferramentas de gestão de projetos é super amplo e existem diversas empresas que fornecem ferramentas para auxiliar na organização das demandas, porém, na hora da real utilização, nem todas suprem as necessidades dos clientes.

Criamos este guia justamente por nos preocuparmos com nossos atuais e futuros clientes.

Aqui você encontrará algumas possibilidades fornecidas pela Work Box na hora de gerir seu projeto com qualidade e também conseguirá identificar como suas necessidades podem ser supridas de maneira fácil e prática.

 

Ferramentas de gestão de projetos: Como deveriam ser?

Apesar das opções de mercado, é fácil percebermos que sempre acabamos trocando de ferramentas no decorrer de um certo tempo.

Essa troca ocorre por diversos fatores, muitas vezes por conta da complexidade, custo, processo ou até mesmo por conta da própria cultura das empresas que adquirem as ferramentas.

O correto é que a ferramenta seja o mais flexível possível, assim, a adaptação e a inserção dentro da cultura do cliente perdem uma parte da barreira de uso e começam a integrar a ferramenta ao cotidiano dos colaboradores.

Funçoes

São diversas features de gestão de projetos fornecidas pela ferramenta, estas features além de possuírem muita qualidade, também são super acessíveis para empresas que não dispõem de valores financeiros exorbitantes para aquisição de ferramentas.

 

9 funções úteis em ferramentas de gestão de projetos:

 

 

Agenda

Ao criar um projeto, o gestor precisará determinar um período de execução com um range entre início e fim. Isso não é novidade, porém, a forma que você visualiza esse range faz toda a diferença.

 

A agenda de gestão de projetos da Work Box encurta visualmente a distância entre o início e a “deadline” de maneira prática, pois em poucos cliques você poderá observar todo o seu cenário de entregas.

Todas as alocações feitas para a sua equipe estará disponível, assim, você sabe quem está executando, quando executará, o que está pronto e também reestruturar a carga de trabalho dos dias disponíveis na agenda de projeto.

 

Gerencie a semana e tenha à sua disposição os dados necessários para saber se a sua meta da semana será alcançada.

Plataformas de gestão de projetos Agenda   

Kanban

Baseando nossa estrutura em alguns modelos de métodos ágeis, percebemos a necessidade de nosso público em usar o quadro kanban, porém, construímos algo flexível para os usuários, diferente do que as outras ferramentas de gestão de projetos fornecem.

 

O nosso quadro Kanban é uma feature interligada com a agenda, as suas tarefas são alocadas no quadro automaticamente e você pode alterar conforme a sua necessidade.

Além de posicionamento de tarefas, é possível criar colunas ilimitadas e customizadas de acordo com o seu fluxo de trabalho.

Plataformas de gestão de projetos Kanban

Backlog

Sabe as tarefas que ainda não foram totalmente definidas em relação à dia de execução, estimativa, briefing ou qualquer outro item que determine que a demanda não será executada imediatamente?

É possível inserir estas demandas em uma fila de espera, assim, você poderá gerenciar as demandas com mais liberdade, mas, sem perder de vista as demandas que ainda não foram para a pauta.


Plataformas de gestão de projetos backlog

 

Indicadores de performance

 

Um dos principais pontos que nos torna diferentes das demais ferramentas de gestão de projetos, é justamente a maneira que a nossa ferramenta consegue captar algumas informações e transformá-las em dados simples, úteis e de fácil compreensão.

Possuímos indicadores que auxiliam na tomada de decisão informando status automático do projeto, é possível também prever se a entrega será feita com sucesso ou não.

Tudo isso utilizando dados relacionados às tarefas conforme elas são executadas pelos colaboradores da empresa.

Existem formas diferentes de visualizar os indicadores, a forma geral e a forma detalhada, ambas como demonstramos nas imagens abaixo:

 

Plataformas de gestão de projetos indicadores detalhados

Plataformas de gestão de projetos indicadores gerais

 

Exportação de relatório de projeto

Vai fazer uma reunião? Precisa de detalhes do que já foi executado ou do que ainda não foi? Está na feature certa.

Possuímos um relatório detalhado de cada um dos seus projetos que também incluem informações de agenda de colaboradores.

Além de saber o que já foi executado, você terá também a visualização impressa que quantas horas de cada colaborador está disponível dentro do projeto.

Consumo de hora normais, horas excedentes, horas faltantes, solicitante das demandas e muito mais… 

 

Agenda geral

Diferente da agenda padrão a agenda geral explora de maneira completa a visualização do projetos, é possível visualizar ao mesmo tempo os diversos projetos que sua empresa estiver executando.

Podem ser vistas tarefa de forma compactada para que assim, o usuário consiga ter de volume de demandas e uma rápida percepção relacionada aos status das mesmas.

A agenda geral de projetos é uma solução que irá facilitar e agilizar o processo de análise de demandas sem a necessidade de muitos cliques.

 

 

Etiquetas de tarefas (Tags)

Gestão das demandas diárias são um desafio quando se trata de volume, por mais organizado que você seja, é sempre interessante a possibilidade de classificar as demandas de uma maneira visual, assim, tanto a equipe quanto os gestores conseguem identificar facilmente as tarefas.

 

Esta é a proposta das tag, com elas você pode criar um grupo de etiquetas para que isso lhe ajude a gerir de maneira visual.

 

São diversas as maneiras de usar estas tags de projeto, podem ser usadas para demarcação de prioridade, dividir tarefas por cargos, classificar dificuldades de tarefas, enfim, é possível personalizar de marcação de cada tarefa da forma que fizer mais sentido para sua equipe.

Plataformas de gestão de projetos indicadores gerais

Real-Time

A Work Box tem a preocupação de que tudo o que está acontecendo durante o projeto tenha o maior percentual de dinamismo possível, então, implementamos a função real-time relacionada aos status das tarefas diárias, ou seja, quando alguma ação de execução, pause, stop ou finalização ocorrer, automaticamente o CARD de tarefa irá alterar seu status.

 

Isso facilita a visualização do que está ocorrendo durante seu dia de trabalho e fornece a possibilidade de expor em um monitor ou televisor um painel de execução para que toda a equipe possa acompanhar a rotina.

 

Gestão de tempo (Time tracker)

Para certa empresas que fornecem serviços, é fundamental saber o tempo gasto em algumas rotinas do cotidiano, isso ajuda na hora de mensurar o tempo produtivo e assim validar custos durante a execução diária.

 

Nosso time tracker é acoplado diretamente em suas tarefas e todos os dados gerados servem para cálculos dentro do seu indicador de performance.

Ferramentas de gestão de projetos indicadores time tracker

 

 

 

Nosso objetivo é tornar a gestão simples, visual, dinâmica e baixar seus custos. Ferramentas de gestão de projetos complexas nem sempre são uma boa opção.

Espero que tenha gostado do artigo, você pode ler também o nosso artigo sobre as etapas básicas da Gestão de Projetos.

 

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