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Motivos para implementar agora uma ferramenta de gestão de projetos em sua agência digital

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Sabemos que o dia de uma agência digital não é fácil, neste contexto uma ferramenta de gestão de projetos pode auxiliar de várias formas.

Neste artigo lhe mostraremos quais são os fatores decisivos para a aquisição de uma plataforma que seja seu braço direito na hora de uma gestão descomplicada.

 

Pode ser que a sua agência não faça parte de alguns dos dados que mostraremos aqui, porém, se você se identificar com alguns dos itens fique alerta e valide algumas questões relacionadas ao fluxo de trabalho de seu negócio.

Gestão interna

Segundo uma pesquisa feita entre 2016 e 2017 28% das das agências dedicam um tempo considerável para gestão do próprio negócio, e em contrapartida, 72% dedicam pouco tempo para a mesma atividade.

Isso é um fator alarmante, pois segundo Antônio Lino Pinto, Sócio da Viramundo Consultoria em Gestão, “Negligenciar a gestão do próprio negócio é como desistir dele”.

Isso faz com que parte das agências que não dedicam um tempo relevante para gestão interna, deixam seu processo no piloto automático.


Principais dificuldades na hora da gestão interna

Quando falamos em gestão interna existem alguns itens que são o “calcanhar de Aquiles”  de muitas agências.

São diversas as dificuldades, veja abaixo:

Provavelmente os itens deste gráfico lhe parecem familiares, se você se identificou com algum dele pare para pensar um minuto, onde está a fonte que cria esta dificuldade?

Esse questionamento também serve no caso de você ter familiaridade com mais de um item por vez, mas existe um mero detalhe, como identificar a fonte da dificuldade sem usar uma ferramenta de gestão de projetos?

Não é impossível fazer esta análise manualmente, porém uma ferramenta de gestão de projetos que se adapte à sua agência fará você poupar tempo.


Organização e definição de processos

Sim, é uma tarefa nada fácil, afinal de contas, processos em alguns casos é muito mais uma questão cultural do que simplesmente aplicar uma metodologia.

Para resolver esta questão é necessário que os gestores insiram itens que já tenham uma similaridade com processos conhecidos e utilizados por seus colaboradores.

Um item que seja familiar para a equipe pode quebrar barreiras e objeções na hora de implementar um processo.

Prazos e entregas

Essa sem dúvidas é uma grande dor de cabeça dentro de diversas agências digitais, muitos tentam resolver com reuniões semanais, porém, o grande problema é que às vezes surgem demandas urgentes que não estavam no escopo.

A melhor forma de não atrasar uma demanda é prevendo possíveis problemas que podem ocorrer, para isso, uma ferramenta de gestão que consiga avisar que algo está errado acaba resolvendo a questão de prazo, pois você vai estar sempre um passo à frente de tudo o que está acontecendo.

 

Produtividade da equipe

 

Como posso deixar minha equipe mais produtiva? Essa é a pergunta que vale ouro dentro das agências, em alguns casos existe a falsa ideia de que para produzir mais, eu preciso aumentar o tamanho da equipe, mas na verdade, a indicação e comparação de dados de performance ajudam muito com isso.

Se você consegue medir onde o tempo está sendo gasto, sua agência pode agir justamente nos pontos fracos da equipe, isso faz com que o tempo seja melhor gasto e assim você poderá medir também a evolução.

 

Comprometimento da equipe

Então, você deve estar ansioso para saber como deixar sua equipe mais comprometida, vou lhe contar, mesmo sabendo que não existe “Bala de Prata” que resolva todos os problemas, um jeito bem fácil de começar a fazer a equipe prestar atenção nas demandas é mostrando à eles o próprio desempenho.

 

Quando nós começamos a ver nossas métricas de trabalho tendemos a ter maior noção de prioridades relacionadas ao nosso desempenho, isso acontece por vários fatores, sejam eles um senso de comparação com os demais colaboradores, seja para mostrar maior trabalho e consequentemente ver a possibilidade de uma recompensa ou até mesmo para buscar atingir metas profissionas dentro da empresa onde trabalhamos.

 

Comunicação interna

Este item apesar de ser o último, não é o menos importante. Comunicação é um problema grave em pequenas, médias e grandes agências.

Isso acontece em grande parte por conta da falta de transparência na hora de desenvolver um projeto.

Mesmo que muitas agências ainda acreditem em uma gestão top down, essa solução bloqueia a proatividade dentro de um ambiente que deveria ser de colaboração e gestão horizontal.

Mas o que significa isso de gestão horizontal? Significa que a gestão permitirá a proatividade dos colaboradores em relação às demandas como um todo.

 

Todos estarão cientes do que ocorre no cenário de produção da empresa e poderão colaborar com soluções que melhorem o desempenho da equipe justamente através da comunicação transparente.


As ferramentas existentes no mercado podem sem dúvida auxiliar as agências a resolverem estes problemas, umas até mais do que as outras.

A Work Box foi desenvolvida justamente para resolver estes problemas à medida em que a agência for evoluindo suas rotinas diárias.

 

Você também pode ver uma comparação entre outras ferramentas nos links abaixo:

 

Conheça o Work Box - Melhor ferramenta de gestão de projetos

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